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Thotau - Sistema Integrado de GestãoMódulo Configuração do Sistema |
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O THOTAU oferece o recurso de associações com o Plano de Contas com o objetivo de automatizar os lançamentos contábeis (debitar e creditar em contas) quando for efetivada determinada operação (bancária, comercial ou administrativa). As possíveis associações com o Plano de Contas são:
Durante a efetivação de uma operação, o sistema verifica as associações existentes com o Plano de Contas para tentar obter quais contas deverão ser debitadas e creditadas. Quando é possível identificar a conta então o sistema automaticamente faz o lançamento nesta, caso contrário o sistema exibe uma interface onde o usuário deverá escolher a conta.
Veja abaixo a interface utilizada para realizar as associações com o Plano de Contas:
Quando a classe de operações não está associada a nenhuma conta então quando a operação for efetivada o sistema exibirá as interfaces apropriadas para que o usuário informe a conta a ser creditada e a conta a ser debitada. Quando é feita a associação apenas para o lançamento a débito então o sistema vai automaticamente lançar o valor debitando a conta associada e exibirá a interface para o usuário escolher a conta a ser creditada, o raciocínio simétrico se aplica quando é feita a associação apenas para o lançamento a crédito. Se a associação for feita para ambos os lançamentos (a débito e a crédito) então o sistema não exibirá interface para escolher a conta quando a operação for efetivada.
Ao fazer a associação é possível escolher uma conta analítica (conta-filha) ou uma conta sintética (conta-mãe), caso seja escolhida a conta sintética então o sistema exibirá a interface para o usuário escolher a conta a ser debitada ou creditada, mas vai exibir apenas as contas descendentes da conta sintética a qual foi feita a associação da classe de operações.
Segue abaixo os exemplos práticos de associações com o Plano de Contas que o THOTAU oferece:
No Thotau há três processos distintos para efetivação de operações: Efetivação Padrão, Efetivação Expert e Efetivação com Formas de Pagamento. Sendo que esta última só se aplica a operações comerciais e quitações de contas, as demais se aplicam a todas as operações.
A Efetivação Padrão, como o próprio nome diz, é a forma padrão para efetivar as operações, é o processo executado quando se utiliza a opção “Efetivar Operação” do menu utilitário, existente em várias interfaces de diversos módulos do sistema.
Quando este processo é executado o sistema tenta identificar as contas do Plano de Contas associada ao tipo de operação para automatizar os lançamentos, caso não identifique então a interface para escolha da conta será exibida.
No caso de operações comerciais (módulos NF, PVS, Caixa) e quitações de contas (recebimentos ou pagamentos) o sistema tenta identificar também as contas do Plano de Contas associada à forma de pagamento que foi utilizada. No caso de operações comerciais, se a forma ainda não tiver sido definida, então o sistema utiliza a forma padrão (dinheiro, para operação a vista e crediário, para operação a prazo). No caso de quitações de contas o sistema sempre exibe a interface para o usuário escolher as formas de pagamento.
 Efetivação padrão do módulo NF |
 Efetivação padrão do módulo Admin |
A Efetivação Expert é a forma para efetivar as operações que exige do usuário um conhecimento mais apurado sobre contabilidade porque neste tipo de efetivação o usuário será responsável por escolher as contas a debitar e creditar, independentemente se o tipo de operação que está sendo efetivado está ou não associado a contas do Plano de Contas. O sistema vai ignorar as associações e exibir a interface para o usuário escolher as contas apropriadas.
Esta opção está disponível apenas no módulo Controle Financeiro → Finanças → Operações Não Efetivadas → (Saídas ou Entradas) e no Controle de Recibos(CtPR).
Interface
de Operações Não Efetivadas – Saídas, onde é possível fazer Efetivação Expert.
Atenção: Para utilizar esta opção é importante ter o conhecimento necessário para escolher as contas corretas, uma escolha incorreta pode gerar problemas em saldos de contas que poderá ser difícil identificar. Por exemplo, se for registrada uma NF de venda com condição a prazo (parcelada) e ao efetivar o usuário escolher a conta “Caixa”, então haverá duplicidade de entrada de valores para o Ativo da empresa porque será feito um lançamento na conta “Caixa” e serão geradas também contas a receber. Por outro lado, se a NF for a vista e ao efetivar o usuário escolher “Contas a Receber” então o saldo desta conta será alterado mas não serão geradas contas a receber porque não foram definidas parcelas na NF.
É importante estar sempre atento quando o
sistema exibir a interface para escolha da conta a ser debitada ou creditada
porque para fazer a escolha correta é necessário saber a natureza das contas no
Plano de Contas e as condições em que a operação foi negociada, principalmente
se na operação há parcelas ou não. Sempre que houver parcelas, o sistema vai
gerar contas (a pagar
se for compra/entrada ou a receber
se for venda/saída).
A Efetivação com Formas de Pagamento se aplica apenas a operações comerciais e quitações de contas, e o objetivo é permitir que o usuário informa as formas a serem usadas na operação antes de sua efetivação. Neste caso o sistema vai tentar identificar a conta a debitar ou creditar, dependendo da situação, para efetuar o lançamento nesta conta automaticamente.
Veja abaixo a interface mostrando a efetivação de uma operação de Saídas/Vendas de Produtos e Serviços, onde o usuário escolheu a forma Dinheiro:
Interface para Efetivação de Operação com Formas de Pagamento
Esta interface exibe as formas de pagamento habilitadas pela empresa para serem usadas no sistema. É possível informar uma ou várias formas para uma mesma operação, por exemplo: uma NF de venda pode ser pago pelo cliente parcialmente em dinheiro e completando com cheques. Se a operação for a prazo então apenas a forma Crediário estará habilitada e será usada para efetivação.
Outro recurso desta interface é a possibilidade de renegociar as condições que
foram definidas na operação. Esta renegociação deve ser feita antes de informar
as formas de pagamento a serem usadas para efetivar a operação.