Buscar Thotau - Sistema Integrado de Gestão Visão Geral do Sistema Thotau

O sistema Thotau é um SIG (Sistema Integrado de Gestão) composto de vários módulos executáveis independentes porém interligados através de uma base de dados comum, tendo como objetivo principal prover todas as funcionalidades necessárias para o gerenciamento completo das operações realizadas por uma empresa.

Os vários módulos desempenham funções específicas e são utilizados por usuários bem definidos dentro da empresa. Eles permitem gerenciar não só as operações comerciais, mas também operações administrativas, bancárias, financeiras e patrimoniais realizadas pela empresa. Aqueles que disponibilizam funcionalidades para o gerenciamento das operações comerciais são os mais completos, entretanto os outros módulos tendem a se expandir rapidamente para alcançar a completude.

O Thotau se apresenta como uma grande evolução em relação aos sistemas anteriormente disponibilizados pela Oriontec. O banco de dados deste novo sistema possui muitas melhorias significativas e conceitos muito mais bem definidos, permitindo a utilização dos módulos de forma mais consistente e otimizada.

Módulos do Sistema

Visão Geral do Sistema

Descrição dos Módulos do Sistema

Cadastros Básicos

• Pessoas: Permitir o cadastro e controle de informações sobre pessoas que se relacionam com a empresa (clientes, fornecedores, transportadores, colaboradores etc.);

• Produtos: Permitir o cadastro e controle de produtos que a empresa comercializa ou serviços que ela presta aos clientes;

• Segurança: Permitir o cadastro dos usuários do sistema e controles de acessos destes aos módulos e funções do mesmo;

Operações Comerciais

• Cotação: Efetuar levantamento e comparação de preços para compras de produtos de vários fornecedores, afim de se obter o menor custo/benefício;

• Orçamento: Permitir a preparação de orçamentos de produtos/serviços a serem vendidos/prestados a um cliente, com possibilidade de gravação e impressão destes;

• SAV: (Sistema Auxiliar de Venda) Permitir o registro de orçamentos e pedidos de venda de produtos e serviços para a emissão de DAV (Documento Auxiliar de Venda);

• PVS: (Pedido de Venda Simples) Permitir o registro e controle de pedidos de vendas simplificado de produtos e serviços feitos para clientes, além do registro e controle da devolução de produtos vendidos;

• Pedidos: Permitir emissão e controle de pedidos de compra e venda de produtos e serviços, contemplando todas as informações relevantes em detalhes; (usado em empresas do tipo atacado/distribuidoras)

• Caixa: Efetuar vendas para o cliente (consumidor final), registrando-as em equipamentos ECFs;

• NF: Permitir a emissão e o controle de notas fiscais próprias (sistema PED) além do registro e controle de notas fiscais de terceiros;

• NF-e: Efetuar geração, validação e envio de Notas Fiscais Eletrônicas Próprias e realizar a consulta e importação de Notas Fiscais Eletrônicas de Terceiros;

Operações Administrativas

• Admin: Permitir o cadastro e controle de operações administrativas realizadas pela empresa, configuração de parâmetros e dados gerais que afetam estas operações.

• CtPR: Permitir à empresa consultar, renegociar, abater e quitar as contas a pagar (de fornecedores) e as contas a receber (de clientes);

• Finanças: Permitir um controle da situação financeira da empresa e o acompanhamento de receitas, despesas e fluxo de caixa.

• CtrlFiscal: Permitir o controle fiscal das operações da empresa através de livros contábeis e análises de cupons fiscais emitidos, além de geração de RFMs para o Sintegra.

• Banking: Permitir o controle das operações bancárias entre a empresa e instituições bancárias, como depósitos, saques, transferências etc.

• Contábil: Possibilitar um controle completo sobre a evolução do contábil da empresa, acompanhamento de lucros ou prejuízos acumulados, investimentos etc;

• CfgSis: Permitir a configuração de parâmetros gerais do sistema e cadastro de operações comerciais, administrativas e bancárias;

Controle de Processos

• Serviço: Permitir o controle das execuções de serviços de manutenções de sistemas, (usado principalmente na Oriontec);

• Suporte: Permitir o controle do suporte (atendimento e assistência) que a empresa presta a seus clientes, (usado principalmente na Oriontec);

• Oficina: Permitir o controle das O.S. (Ordens de Serviços) em empresas que fazem este tipo de processo, (usado principalmente em oficinas);

Monitoramento, Manutenção e Atualização do Sistema

• CF: Permitir aos funcionários da Oriontec efetuar manutenções no banco de dados da empresa durante upgrade do sistema;

• CtrlRepl: Permitir aos funcionários da Oriontec efetuar manutenções nos controles de replicação dos bancos de dados da empresa;

• oBKP: Permitir à empresa efetuar backup (cópia de segurança) dos dados do sistema;

• RepLog: Permitir o monitoramento dos arquivos de log do replicados de banco de dados;

• ServTC: Permitir o envio de dados de produtos para os terminais de consultas;

• SmDB: Sistema de Manutenção de Bancos de Dados;

• oDownloader: Sistema de atualização automática do Thotau;

• GerApp: Exibir interface simples para o usuário executar os módulos do sistema;
  

Funcionalidades Gerais do Sistema

• Funções em Tabelas: Ao clicar com o botão direito do mouse na tabela, o sistema exibe um menu que dá acesso a diversas funcionalidades;

• Controle de Acesso: Pressionando Shift+F12 o sistema exibe uma tela onde é possível definir acessibilidade aos campos de acordo com o perfil dos usuários;

• Histórico de Alterações: Em várias interfaces de cadastro do sistema existe uma opção que dá acesso ao histórico de alterações do registro em foco;

• Identificação de Usuários (Login): Pressionando F3 o sistema permite que seja feito o login utilizando o código de barras gerado no módulo Segurança;

Conceitos Básicos do Sistema

• Condições de Pagamento: São as condições que se aplicam no fechamento das operações comerciais com clientes e fornecedores. As condições de pagamento representam os acordos normais com os clientes e fornecedores, onde se definem parâmetros como prazo de pagamento, número de parcelas, tipo de ajuste inerente ao parcelamento (acréscimo simples ou financiamento) etc. Nas operações de vendas registradas para um cliente, o Thotau copia para o documento de venda as informações da condição de pagamento escolhida pelo usuário. Estas informações são utilizadas para calcular o número de parcelas, prazo para pagamento, intervalo de dias, taxa de correção etc., que serão lançadas na estrutura de gerenciamento de contas a pagar/receber . No fechamento de uma operação o usuário pode ainda contar com a possibilidade alterar manualmente os dados da condição de pagamento escolhida, caso tenha sido efetuado um acordo especial (negociação).

  • Condição “A vista”: quando não existe parcelamento (número de parcelas é igual a zero) ou quando o prazo para pagamento da primeira parcela é igual a zero (primeira parcela é a vista).

  • Condição “A prazo”: quando existe mais de uma parcela ou o prazo para o pagamento da primeira parcela é maior que zero.

• Regras para Correção de Contas a Receber: São as regras que se aplicam às contas a receber (crediário) geradas a partir das transações realizadas com clientes. Pode-se definir como devem ser feitos os reajustes das contas a receber dos clientes. Nas operações de vendas registradas para um cliente, o Thotau copia para o documento as informações da regra padrão do sistema (ou daquela associada ao cliente). É também possível alterar manualmente estes dados na própria transação (negociação), caso tenha sido efetuado um acordo especial para essa transação. Estas informações são utilizadas para calcular multas e acréscimos para atrasos.

• Formas de Pagamento: São os artefatos ou recursos que a empresa aceita para efetivar transações com o cliente e que ela possui para efetivar transações com fornecedores. As formas de pagamento aceitáveis no Thotau são: Dinheiro, Cartão, Cartão de Débito, Cartão de Crédito, Cheque, Cheque Pré-datado, Ticket Refeição, Crediário e Vale Postal. Todas as formas de pagamento, exceto Crediário, são transferíveis, ou seja, uma pessoa pode transferir o objeto (forma de pagamento) para outra e esta outra usá-la em qualquer lugar que aceite aquela forma. A forma Crediário gera um vínculo entre a empresa e o cliente ou fornecedor, quando uma transação é efetivada nesta forma geralmente é necessário um Documento de Crédito para concretizar a operação. O Thotau permite ao usuário habilitar ou desabilitar estas formas de pagamento.

• Documentos de Crédito: Os documentos de crédito são usados para concretizar as operações efetivadas na forma de pagamento Crediário. Dentre estes documentos de crédito podemos citar: Boleto Bancário, Duplicata Mercantil, Promissória, Borderô, Caderneta, etc. Estes documentos são registrados no sistema e numerados de forma controlada. Eles são usados para que a empresa faça a cobrança das contas a receber ou faça o pagamento das contas a pagar. O Thotau permite ao usuário cadastrar os tipos de documentos de crédito que utiliza e associar um arquivo de layout para impressão dos mesmos.

• Transações Comerciais: São as operações de compras, vendas ou transferências de produtos ou serviços realizados entre a empresa e seus clientes ou fornecedores. O Thotau possibilita um controle completo deste tipo de operação incluindo utilização de Documento Auxiliar de Venda - DAV ou de Pedidos de Compra e Venda e a consolidação destes documentos gerenciais  através do registro das Notas e Cupons Fiscais.

  • Compras: São as operações de compras de produtos ou serviços realizados pela empresa com seus fornecedores. No Thotau é possível registrar pedidos de compras e notas fiscais de compras, inclusive relacionar um documento gerencial (pedido) com um documento fiscal (NF).

  • Vendas: São as operações de vendas de produtos ou serviços realizados pela empresa com seus clientes. No Thotau é possível registrar pedidos de vendas, DAVs, notas fiscais de vendas e cupons fiscais, inclusive relacionar um documento gerencial (pedido, DAV) com um documento fiscal (NF, Cupom).

  • Remessas: São as transações de remessa de produtos que a empresa efetua para clientes, fornecedores, matriz e filiais.

  • Transferências: São as transações de transferência de produtos que a empresa efetua para clientes, fornecedores, matriz e filiais.

• Transações Administrativas: São as operações de aquisições, concessões e transferências destinadas à administração e manutenção da empresa como por exemplo: Aquisição e gerência de recursos materiais e humanos, pagamentos de taxas e tributos, aplicações financeiras, empréstimos adquiridos e concedidos, etc.

  • Aquisições/Despesas: São as operações de aquisições de bens e serviços realizados pela empresa com terceiros ou com colaboradores. Estas transações podem gerar despesa imediata (saída de caixa) ou despesa futura (conta a pagar).

  • Concessões/Receitas: São as operações de concessões de bens e serviços realizados pela empresa com terceiros ou com colaboradores. Estas transações podem gerar receita imediata (entrada em caixa) ou receita futura (conta a receber).

  • Transferências: São as operações de transferências de valores entre contas do plano de contas da empresa.

• Transações Bancárias: São as operações de depósitos, retiradas, investimentos e transferências realizadas entre a empresa e instituições bancárias, seja envolvendo contas da própria empresa ou contas de terceiros.

  • Depósitos: São as operações de depósitos feitas em contas bancárias da empresa provenientes do Caixa da mesma ou proveniente de terceiros devido a recebimento de boletos bancários, prestação de serviços etc.

  • Retiradas: São as operações de retiradas feitas em contas bancárias da empresa com destino ao Caixa da mesma ou para pagamento de contas através do próprio banco.

  • Transferências: São as operações de transferências de valores feitas em contas bancárias da empresa com destino a outras contas bancárias.

• Transações de Recebimento/Pagamento: São as operações de acertos ou resgates dos títulos que a empresa detem de seus clientes ou, dos seus títulos que estão em poder de fornecedores, resultados de suas Operações Comerciais, Administrativas e Bancárias, fechadas em condições de pagamento a prazo. Esses títulos podem ser os oficiais de mercado (títulos ao portador, duplicatas, promissórias etc) ou títulos de confiança onde não há troca de documentos. O documento de acerto ou resgate é o Recibo, que é registrado e, opcionalmente, pode  ser impresso.

• Processamento de Operações: Esta funcionalidade é aplicável apenas a operações comerciais e está relacionada à movimentação de estoque de produtos principalmente. Quando é feito o processamento de uma operação de entrada de mercadorias (compra por exemplo) o estoque do produto aumenta, quando é feito o processamento de uma operação de saída de mercadorias (venda por exemplo) o estoque do produto diminui. Existem algumas variações quanto ao processamento que são detalhadas em outro manual.

• Estorno de Operações: Esta funcionalidade é aplicável apenas a operações comerciais e está relacionada à movimentação de estoque de produtos principalmente. Quando é feito o estorno de uma operação de entrada de mercadorias (compra por exemplo) o estoque do produto diminui, quando é feito o estorno de uma operação de saída de mercadorias (venda por exemplo) o estoque do produto aumenta. Existem algumas variações quanto ao processamento que são detalhadas em outro manual.

• Efetivação de Operações: Esta funcionalidade é aplicável a todo tipo de operação e está relacionada à movimentação de valores no plano de contas. Por exemplo, quando é feita a efetivação de uma operação de compra a vista de mercadorias, o sistema faz um lançamento contábil de débito numa conta de despesa (por exemplo Compra de Mercadorias) e um lançamento de crédito numa conta de ativo (por exemplo Conta Caixa). Se a compra tiver sido a prazo então o sistema passará a exibir também as contas a pagar referentes à operação.

• Desefetivação de Operações: Esta funcionalidade é aplicável a todo tipo de operação e está relacionada à movimentação de valores no plano de contas. Por exemplo, quando é feita a desefetivação de uma operação de compra a vista de mercadorias, o sistema desfaz o lançamento contábil de débito da conta de despesa (por exemplo Compra de Mercadorias) e desfaz também o lançamento de crédito da conta de ativo (por exemplo Conta Caixa). Se a compra tiver sido a prazo então o sistema deixará de exibir também as contas a pagar referentes à operação.

• Recebimento de Contas: Esta funcionalidade se aplica às contas que a empresa tem a receber dos clientes. O sistema oferece vários recursos durante o recebimento de contas, incluindo o recebimento parcial, utilização de créditos, ajustes de acréscimos/descontos etc.

• Pagamento de Contas: Esta funcionalidade se aplica às contas que a empresa tem a pagar para os fornecedores. O sistema oferece vários recursos durante o pagamento de contas, incluindo o pagamento parcial, utilização de créditos, ajustes de acréscimos/descontos etc.

• Vencimento: É qualquer compromisso para o qual existe um prazo definido de expiração. Pode ser uma conta a pagar, uma conta a receber ou qualquer outra obrigação com data para se cumprir.

• Plano de Contas: É o conjunto de todas as contas utilizadas pela empresa para manter um controle do seu patrimônio e dos valores movimentados entre estas contas. Ele é organizado de forma hierárquica, tendo como raízes (nós base) as seguintes contas:

  • Ativo: Compreende os bens e direitos da empresa expressos em moeda, como por exemplo Caixa, Bancos, Imóveis, Veículos, Equipamentos, Valores a receber etc.

  • Passivo: Compreende basicamente as obrigações a pagar, ou seja, as quantias que a empresa deve a terceiros, como por exemplo Títulos a Pagar, Salários a Pagar, Impostos a Pagar, Empréstimos a Pagar etc.

  • Patrimônio Líquido: É a diferença entre o valor do Ativo e do Passivo da empresa. O patrimônio líquido pode ser proveniente de investimentos ou lucros.

  • Receita: É a entrada de elementos para o Ativo sob a forma de dinheiro ou direitos a receber, corresponde normalmente à venda de mercadorias ou prestação de serviços. Uma receita pode ser proveniente também de juros/multas recebidos ou outros ganhos eventuais.

  • Despesa: É o consumo de bens ou serviços que direta ou indiretamente ajuda a produzir uma receita. Uma despesa geralmente surge quando há necessidade de se obter uma receita, cujo valor espera-se que seja superior à despesa.

  • Custo: É a medida monetária resultante da aplicação de bens e serviços na produção de outros bens e serviços durante o processo de fabricação. O custo está ligado diretamente ao processo produtivo, sendo que qualquer gasto não relacionado à produção não é considerado custo. Custo e despesa, distinguem-se pela sua natureza, a forma como será alocado o recurso e a finalidade proposta.

• Definição de À Vista e a Prazo: A estrutura de À Vista e A Prazo foi reestruturada na versão 1.6 do sistema onde a definição da operação pode ser feita de duas etapas, antes e depois da efetivação. Antes da efetivação, o que define se uma operação é à vista ou a prazo é a designação de à vista e a prazo da condição de pagamento, após a efetivação será definido pelas formas de pagamento utilizadas, pois, se pelo menos uma forma de pagamento que gere obrigações a pagar ou receber for utilizada, a operação será classificada como a prazo. No cadastro de condições de pagamento será possível configurar a designação de à vista e a prazo da condição de pagamento.